Master Data Management
Presentatie van MDM-software achter uw eigen computer?
Beheer honderden leveranciers, duizenden condities en miljoenen artikelen
Bij groothandelaren, inkoopverenigingen, associaties en grotere installatiebedrijven zit bij het artikelbeheer vaak een grote uitdaging. Hoe om te gaan met al die verschillende bestanden van leveranciers? En de soms sterk verschillende kwaliteiten van data?
Hoe zorg je ervoor dat jouw assortiment de juiste actuele artikelen van je leveranciers bevat? En hoe beheer je de inkoop- en verkoopprijzen? Hoe leg je de juiste verkoopgroepen vast en deel je data met je eigen organisatie, de diverse dochterbedrijven of je leden? Wil je ook bestellingen centraal verwerken met leveranciers en inzicht krijgen in wat er bij de verschillende partijen is gekocht? Ook hiervoor heeft Compano bewezen technieken.
Wat doet masterdatamanagement?
Binnen elke organisatie is stamdata aanwezig: basisgegevens over onder andere de klanten, producten, leveranciers en medewerkers. Goed beheer van deze data is essentieel voor organisaties. Masterdatamanagement zorgt ervoor dat er een perfecte afstemming is tussen techniek, procedures en mensen om een optimaal resultaat te behalen.
Het is daarbij niet noodzakelijk dat alles plaatsvindt in één overkoepelend systeem. De software van Compano regelt effectieve samenwerking tussen gespecialiseerde tools. Een ERP-systeem is uitmuntend in het verwerken van transactionele handelingen waarbij een BI (business intelligence) tool juist uitblinkt in het geven van inzicht in bepaalde statistieken. Zo is een CRM-tool beter in het vastleggen van klantactiviteiten en een CMS voor het beheren van websites.
Voor bedrijven die grote artikelbestanden verwerken, helpen echter voorgaande standaardapplicaties niet. Artikelbestanden zijn uitstekend te beheren met de oplossingen van Compano voor master data management.
Contracten als basis voor de samenwerking
Afspraken met leveranciers dienen te worden vastgelegd in het systeem. Compano heeft voor het vastleggen de module inkoopcontracten.
Hier komt de kennis van een specialist in de branche duidelijk tot zijn recht. De unieke combinatie van grote bestanden en conditiebeheer geeft uw organisatie voorsprong op de concurrentie.
Inkoopcondities
Maak per leverancier een contract aan en voeg de inkoopcondities toe. Dit kunnen kortingen op artikelgroepen zijn of netto prijzen. Condities kunnen ingelezen worden (bijvoorbeeld ICC berichten) of handmatig worden toegevoegd.
Veelgebruikte functies zijn bijvoorbeeld de vergelijkingsmogelijkheid van een nieuw (toekomstig) contract en het huidige contract. Zijn de aanpassingen door de leverancier goed doorgevoerd? Door te kiezen voor een ingangsdatum kan gedurende het hele jaar worden gewerkt aan condities en bepaalt u zelf vanaf welk moment deze geldig zijn.
Artikelbestanden maken het assortiment
Goede artikelbestanden zijn als olie voor uw organisatie. Het linker schema geeft een voorbeeld van de getrapte mogelijkheden die Compano biedt.
Indien leveranciers vertegenwoordigd zijn op Artikelbeheer.nl (1), dan kunnen deze eenvoudig worden aangeklikt en gebruikt in uw omgeving.
Deze omgeving wordt ook wel uw online “PrivateDataPool” genoemd.
Staat uw leverancier niet op Artikelbeheer.nl, dan kunnen deze artikelbestanden rechtstreeks worden ingeladen (2). Vervolgens zorgt de combinatie artikelbestanden en inkoopcondities (3) voor de juiste basisbestanden. Actuele data, voorzien van de juiste inkoop- en verkoopprijzen als basis voor uw assortiment.
Vervolgens kunt u deze data gebruiken binnen uw organisatie. Deel deze via BIM select (4) en de informatie is direct zichtbaar in Stabicad BIM software. Dezelfde data kan worden gebruikt in (Compano) online calculatiesoftware (5). Heeft u 1 of meerdere ERP-systemen of deelt u uw data met leden, gebruik dan Art-Select (6). De informatie wordt centraal opgeslagen en onderhouden, en decentraal in de lokale ERP-systemen gebruikt. Als lokaal een artikel ontbreekt dat wel in de centrale omgeving is, dan kan deze met een druk op de knop (nog) worden toegevoegd.
Wilt u ook bestellingen centraal organiseren? Gebruik dan onze EDI tool Art-Connect (7) voor automatische bestellingen, orderbevestigingen en facturen.
Inkoopassortiment
Binnen MDM kunnen honderden leveranciers worden aangemaakt. Per leverancier kan er een importsjabloon worden vastgelegd: een standaard brancheformaat, een organisatieformaat of op basis van de leverancierdatastructuur. Bij elke volgende update wordt hetzelfde sjabloon gebruikt. Hierdoor leiden verschillende formaten tot 1 basisbestand in de datapool.
Overzetregels
Door op slimme wijze een relatie te leggen tussen de data van een leverancier (groep a heeft een korting van x %) en deze te relateren aan uw eigen verkoopgroep (groep ! met een basiskorting van y%) worden nieuwe artikelen automatisch aan het verkoopassortiment toegevoegd. Indien gewenst kan bij dit "overzetten" ook direct een eigen artikelnummer en prijsbepaling worden meegegeven.
Verkoopassortiment
Op basis van de inkoopassortimenten kan worden bepaald welke verkoopassortimenten gevuld moeten worden. Heeft u één assortiment? Of een assortiment voor de professioneel en een ander voor de consument? Of verschilt uw assortiment per land? Geen probleem: op basis van de inkoopassortimenten kan vrij worden gekozen welke verkoopassortimenten gemaakt moeten worden.
Vergelijk prijzen
Naast het vergelijken van oude en nieuwe inkoopcontracten (met al dan niet gewijzigde inkoopcondities), is het mogelijk om prijzen te vergelijken van producten bij verschillende leveranciers. Dit zorgt direct voor besparingen van uw bestsellers of uw leden.
Het product van een fabrikant kan bij meerdere groothandelaren (leveranciers) worden gekocht en binnen dit systeem worden vergeleken.
Indien uw leveranciers digitaal kunnen factureren, dan is het mogelijk om deze (ICF) bestanden automatisch in te lezen. Hierdoor is het mogelijk om te zien welke leveranciers welke artikelen leveren en kan automatisch worden gecontroleerd of deze prijs overeenkomt met de afgesproken prijs. Tevens is het mogelijk om inzicht te krijgen in de omzet per leverancier en te beoordelen welke merken waar worden gekocht.
Voordelen centraal conditiebeheer
- Inkoopcondities, facturencontrole en administratie volledig geautomatiseerd
- Gefactureerde prijzen komen overeen met afgesproken condities
- Eenvoudig contractbeheer van leveranciers
- Inzicht in bonificaties, bruto- en inkoopprijzen
- Verzamelfacturen en betalingen klaarzetten is mogelijk
Voordelen Compano MDM:
- Betrouwbare en actuele artikeldata
- Inkoopanalyse bestellingen en facturen
- Efficiënt en effectief beheren van miljoenen artikelen
- Alle data direct beschikbaar voor offertes of websites zonder ERP te belasten
- Centraal onderhoud van de artikeldata voor dochterondernemingen of leden
up-to-date dankzij Compano"
